De impact van de AVG op de ‘Employee Journey’

Het verzamelen van data over de achtergrond van medewerkers, vaak onder de noemer Diversiteit, Gelijkheid en Inclusie (DGI), is voor veel organisaties een nobel streven. De bedoeling erachter is het kunnen meten van de voortgang van inclusie targets en in hoeverre medewerkers gelijke kansen hebben, op basis van hun achtergrond. Echter, zodra deze ambities botsen met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), ontstaat er een juridisch mijlveld.

In Nederland heerst een strikt regime: het registreren en volgen van diversiteitsgegevens bij de instroom, doorstroom en uitstroom is in de basis verboden. Hieronder lees je waarom de privacywetgeving deze blokkade opwerpt en wat de weinige uitzonderingen zijn.

1. De kwalificatie als ‘Bijzondere Persoonsgegevens’

De AVG maakt een scherp onderscheid tussen gewone persoonsgegevens (zoals een naam of adres) en bijzondere persoonsgegevens. Gegevens over iemands culturele- of etnische afkomst, religie of gezondheid vallen onder deze laatste categorie.

Omdat deze gegevens uiterst gevoelig zijn en misbruik kan leiden tot discriminatie of stigmatisering, stelt de AVG (artikel 9) dat de verwerking hiervan principieel verboden is, tenzij er een specifieke wettelijke uitzondering van kracht is.

2. Het ontbreken van een wettelijke grondslag

Voor de meeste bedrijven in Nederland ontbreekt een wettelijke verplichting om bijvoorbeeld de etniciteit van medewerkers vast te leggen. In tegenstelling tot landen als de VS of het VK, waar ‘equal opportunity monitoring’ soms verplicht is, kent de Nederlandse Uitvoeringswet AVG (UAVG) deze verplichting niet voor de private sector.

Zonder deze specifieke wettelijke grondslag mag een werkgever deze data simpelweg niet opslaan in een personeelsdossier, ook niet als het doel (het bevorderen van diversiteit) positief is.

3. De kwetsbaarheid van ‘Toestemming’

Een veelgehoorde gedachte is: “Als de medewerker zelf toestemming geeft, mag het wel, toch?” Onder de AVG moet toestemming vrijelijk worden gegeven. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) stelt echter dat er tussen werkgever en werknemer sprake is van een gezagsverhouding. Hierdoor is een werknemer afhankelijk van de werkgever, wat echte keuzevrijheid in de weg staat. Toestemming wordt in deze context bijna nooit als een geldige juridische basis beschouwd voor het verwerken van bijzondere persoonsgegevens.

Impact op de ‘Employee Journey’

Het verbod heeft gevolgen voor alle fasen van het dienstverband:

• Instroom: Bij sollicitaties mag niet worden gevraagd naar afkomst of religie om “quota” te checken. Dit voorkomt dat selectiebeslissingen (onbewust) op onjuiste gronden worden genomen. Een uitzondering hierop kan zijn wanneer er een voorkeursbeleid is vastgelegd (positieve actie), maar de AVG en de Gelijke Behandelingswetgeving stellen hier zeer strenge eisen aan.
• Doorstroom: Het monitoren of bepaalde minderheidsgroepen minder snel promotie maken, is technisch onmogelijk als de data niet gekoppeld mag worden aan individuen.
• Uitstroom: Analyseren of een specifieke groep de organisatie vaker verlaat (bijvoorbeeld door een onveilige cultuur) mag niet op basis van individuele registratie.

Hoe kan het dan wél?

Hoewel individuele registratie verboden is, stimuleert de overheid diversiteit wel. De oplossing ligt in anonimiteit en aggregatie:

1. Anonieme Enquêtes: Organisaties mogen medewerkers vragen naar hun achtergrond in een volledig anoniem medewerkersonderzoek, waarbij de data op geen enkele wijze herleidbaar is naar een individu. Een nadeel hiervan is dat de data nog steeds niet ‘gevolgd’ kan worden.
2. Culturele Barometer: Het CBS biedt voor grotere organisaties de ‘Barometer Culturele Diversiteit’. Hierbij koppelt het CBS personeelslijsten aan eigen data over herkomst, zonder dat de werkgever ooit ziet wie welk label heeft. De werkgever krijgt alleen een geaggregeerd rapport over de gehele populatie. De nadelen hiervan zijn dan het geldt voor grote organisaties én alleen de culturele diversiteit betreft.
3. Positieve Actie: Alleen in zeer specifieke, wettelijk onderbouwde gevallen van voorkeursbeleid (om een structurele achterstand van een bepaalde groep op te heffen) mag er onder strikte voorwaarden tijdelijk geregistreerd worden.
4. De Inclusie Monitor: Natuurlijk Inclusief® biedt voor organisaties ‘De Inclusie Monitor’. Hierbij ontvangen medewerkers periodiek een link naar een aparte omgeving en beantwoorden zij vragen over diversiteit, inclusie, toegankelijkheid en kansen. De werkgevers ontvangen een geaggregeerd rapport en een kwalitatieve duiding. De organisatie bepaalt zelf hoe breed inclusie wordt uitgevraagd en kan op statistisch niveau de in-, door-, en uitstroom volgen. De monitor is volledig AVG-compliant en niet terug te leiden naar personen.

Conclusie: De AVG beschermt de persoonlijke levenssfeer door te voorkomen dat medewerkers “gelabeld” worden in bedrijfsdatabases. Voor HR-afdelingen betekent dit dat zij diversiteit moeten bevorderen via cultuur en anonieme inzichten, in plaats van via individuele tracking, tenzij zij gebruik maken van De Inclusie Monitor.

 

Voor meer informatie over De Inclusie Monitor of een strategiegesprek op maat, neem dan contact op via info@natuurlijkinclusief.nl